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Der gute Ton am Telefon

5. Allzeit bereit?

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Wenn das Telefon klingelt, reißt es Sie aus dem Tagesgeschäft, da Sie ja meist auch andere Aufgaben zeitgleich erledigen. Gerade deshalb sollten Sie einmal kurz durchatmen, Ihre Arbeit ordentlich beiseitelegen, Ihren Telefonblock aufschlagen und erst dann zum Hörer greifen. Wie lange dürfen Sie das Telefon klingeln lassen?

Wenn Sie an der Hotline im Callcenter arbeiten, dann ist die Situation meist klar: Das Telefon hat die höchste Priorität und Sie sollten das Gespräch sofort annehmen. Doch auch im Tagesgeschäft gilt: Lassen Sie das Telefon nie mehr als dreimal klingeln! Gehen Sie zwischen dem zweiten und dritten Klingeln ans Telefon. Denn: Telefonate haben Vorrang. Es sei denn, Sie sind in einer Besprechung.

Falls die Arbeit, die Sie gerade ausrichten, sehr hohe Konzentration erfordert, bitten Sie doch einfach einen Kollegen oder die Zentrale, die nächste halbe Stunde Ihre Anrufe entgegenzunehmen, so hat der Anrufende immer sofort einen Ansprechpartner am Apparat.

Erstes Klingeln = Arbeit unterbrechen
Zweites Klingeln = Notizmöglichkeiten bereithalten