12. Qualitätsmanagement
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Sie haben die Aufgabe, eine Qualitätsarbeitsgruppe zu bilden. Diese Gruppe soll den Prozess der Angebotserstellung mit der Zielvorgabe einer beschleunigten Bearbeitungszeit, eines fehlerfreien, gastorientierten Ergebnisses und einer optimalen Kommunikation innerhalb des Betriebes untersuchen. Welche Bereiche würden Sie um Mitarbeit bitten und was erwarten Sie an konkreten Vorschlägen aus jeder Abteilung?

Angebote werden in der Hotellerie für Veranstaltungen (Konferenzen, Bankette etc.) und für Zimmerkontingente (von 1 Zimmer bis hin zur fast vollständigen Auslastung der Kapazitäten) erstellt. An der Leistungserbringung der Angebotserstellung und der Endleistung sind die Abteilungen Reservierung und / oder Empfang (in kleineren Betrieben), Bankett und / oder Restaurant, Küche, die Hausdamenabteilung und – in Kleinbetrieben – die Geschäftsführung / Direktion beteiligt. Darüber hinaus ist auch der Vertrieb involviert (also der Verkaufs-Innen- und –Außendienst). Vertreter dieser Abteilungen sind in die QAG einzuladen. Erwartet werden u.a. Vorschläge zur besseren Gestaltung des Ablaufs innerhalb einer jeden Abteilung, aber auch in der Kommunikation zwischen den Abteilungen. Befugnisse und Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitarbeiter sind zu betrachten, klare Festlegungen zum Ablauf zu machen. Eine Unterschriftenregelung ist zu formulieren, der Zugang zu Stammdaten ist zu regeln, ebenso deren Pflege, Termine und Kommunikationsformen (dazu gehören Meetings ebenso wie Formulare), Rückkopplung bei Änderungen, Regelung bei Sonderwünschen, das Vorhalten bestimmter Dokumente zum Zweck der Präsentation (z. B. Menü- und Büffetvorschläge, Fotos von Dekorationsmöglichkeiten, Raumpläne) u.v.m.

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