Personalwirtschaft
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Welche Arten von Daten darf der Arbeitgeber gemäß §32 Bundesdatenschutzgesetz erheben, verarbeiten und nutzen und was ist Bezug auf den Datenschutz zu beachten?

Bei der Führung der Personalakte oder -Datei hat der Arbeitgeber die Vorschriften des Datenschutzgesetzes zu beachten. Da es sich um sensible Daten handelt, muss er diese vor allem vor dem Zugriff unberechtigter Personen schützen. Es darf grundsätzlich nur eine Personalakte geführt werden. Schattenakten in denen Unterlagen aufbewahrt werden, über die der Mitarbeiter nichts erfahren soll, sind unzulässig. Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber  Personalakten sorgfältig aufzubewahren. AG und Personaler sind befugt Personalakten zu führen und zu verwalten.
 
 
Daten dürfen nur zu bestimmten Zwecken erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
  • Zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
  • Zur Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses
  • Zur Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses.
 
Der Arbeitgeber hat die explizite Einwilligung des Mitarbeiters zur Erhebung, Übermittlung und Speicherung seiner Daten vorliegen bei E-Akten.  Dies kann auch in Form einer Betriebsvereinbarung geschehen, die im Abstimmung mit dem Betriebsrat sie Einführung einer elektronischen Betriebsakte für alle Mitarbeiter vorsieht.
 
Daten sind mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme Dritter zu Schützen
 
  • Nur Mitarbeiter und direkte Vorgesetzte, die direkt mit den Daten arbeiten, dürfen Zugang zu den Daten haben.
  • Personalakten müssen sorgfältig aufbewahrt werden uns sensible Daten müssen verstärkt vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
 

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